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Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2012-2013

Table des matières

Partie I: Loi sur l'accès à l'information

1. Introduction

L’Office des transports du Canada est un tribunal quasi judiciaire indépendant et un organisme de réglementation économique. Il prend des décisions sur un vaste éventail de questions au sujet des modes de transport relevant de l’autorité du Parlement, comme le prévoit la Loi sur les transports au Canada et d’autres textes législatifs.

Parmi les éléments de notre mandat, il faut mentionner:

  • Réglementation économique, pour octroyer des autorisations et des délivrer des licences, des permis et des certificats, mais aussi prendre des décisions sur un large éventail de questions ayant trait au transport aérien, ferroviaire et maritime de compétence fédérale.
  • Règlement des différends, afin de régler les plaintes sur les services, les taux, les droits et les frais de transport.
  • Accessibilité, pour veiller à ce que le réseau de transport fédéral soit accessible à tous, particulièrement aux personnes ayant une déficience.

La Loi sur l’accès à l’information (LAI), promulguée en avril 1983, accorde à tous les citoyens canadiens et résidants permanents le droit de consulter les documents d’un organisme fédéral ou d’en obtenir copie, sauf dans des circonstances précises et restreintes.

Selon l’article 72 de la LAI, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l’application de la LAI au sein de cet organisme. Le présent rapport vise la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

2. Organisation des activités liées à l’accès à l’information

Au sein de l’Office, c’est le président qui est chargé de l’administration de la LAI et de la réglementation et des politiques connexes, et c’est à lui qu’incombe la responsabilité des décisions prises.

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour l’Office détient, avec l’avocat général de l’Office, des pouvoirs délégués en la matière. Le coordonnateur reçoit l’appui d’un analyste principal de l’AIPRP à temps plein, et le personnel des Services de gestion des documents fournit, à temps partiel, une aide pour le traitement des demandes, au besoin.

Le coordonnateur reçoit et administre toutes les demandes officielles, puis les transmet au directeur général de la direction générale appropriée. Le rassemblement des documents se fait par le bureau de première responsabilité avec l’aide des Services de gestion des documents. L’examen et l’analyse des documents se font conjointement par le coordonnateur, les gestionnaires des programmes experts en la matière et la Direction générale des services juridiques de l’Office.

Les réponses aux demandes officielles sont rédigées par le coordonnateur, puis acheminées pour approbation au président de l’Office, par l’entremise de l’avocat général. Un dossier distinct est tenu pour chaque demande et un document de suivi sert à enregistrer les mesures administratives qui ont été prises. Il incombe au coordonnateur de gérer les consultations entre les ministères et les tiers.

Mécanismes officiels et informels

Presque toutes les demandes de renseignements sont traitées de façon informelle par la direction générale compétente, puisque bon nombre des documents de l’Office sont habituellement rendus publics. La plupart des renseignements fournis à l’Office par les demandeurs et les autres parties sont mis à la disposition du public pour consultation. L’Office verse à ses archives publiques les documents concernant une instance qui sont déposés auprès de lui, à moins que la personne qui les dépose ne présente une demande de traitement confidentiel.

Les demandes informelles sont acheminées au coordonnateur de l’accès à l’information uniquement lorsqu’on soupçonne que les renseignements demandés sont de nature délicate et qu’ils pourraient constituer une exception. Les demandes officielles sont traitées de façon informelle si les renseignements demandés n’ont manifestement pas besoin d’être protégés.

Mise en oeuvre du programme d’accès à l’information

La mise en œuvre du programme d’accès à l’information n’a soulevé ni problème, ni préoccupation importante d’ordre administratif. Conformément au Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, l’Office affiche sur son site Web un sommaire mensuel des demandes traitées. Le Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2012-2013 sera également publié sur le site Web de l’Office.

3. Délégation de pouvoirs

Le président délègue des responsabilités en la matière à des employés de l’Office. Le gestionnaire des Services de gestion des documents et de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour l’Office et détient, avec l’avocat général de l’Office, des pouvoirs délégués en la matière. Une copie de la délégation de pouvoirs indiquant les responsabilités déléguées et leurs délégataires est jointe à l’Annexe C. La délégation de pouvoirs fait l’objet d’une révision en fonction des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et du rapport spécial au Parlement du Commissaire à l’information du Canada intitulé : « Être à la hauteur : Améliorations et préoccupations continues en accès à l’information, de 2008-2009 à 2010-2011 ».

4. Explication du rapport statistique récapitulatif

L'Annexe A présente le formulaire SCT 350-62 intitulé « Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information » qui contient les données statistiques sur les demandes de consultation officielles déposées auprès de l'Office.

Au cours de la période visée par le rapport, du 1er avril 2012 au 31 mars 2013, l'Office a reçu 12 nouvelles demandes d'accès à l'information. Cela représente une diminution de 11 demandes (47.82%) par rapport à l'exercice précédent. Une seule demande a été reportée de 2011-2012, pour un total de 13 demandes actives. Trois demandes sont reportées à l’exercice 2013-2014. Elles se répartissent comme suit en pourcentage et selon leur provenance: 17% des médias, 25% du grand public et 58% du secteur commercial.

Le tableau suivant indique le nombre de demandes reçues et traitées par l'Office au cours des cinq derniers exercices:

Période visée Demandes reçues Demandes traitées
2012-2013 12 10
2011-2012 23 27
2010-2011 13 10
2009-2010 16 16
2008-2009 9 9

Résultat des demandes traitées

De ces treize demandes, quatre ont entraîné une divulgation entière, trois ont entraîné une divulgation partielle et trois n’avaient aucun document existant. Un sommaire mensuel des demandes traitées en vertu de la LAI est affiché sur le site Web de l’Office.

Consultations

En outre, l’Office a été consulté vingt fois par d’autres organismes gouvernementaux qui répondaient à des demandes de documents relevant de leur compétence, mais qui provenaient de l’Office.

Exceptions invoquées

L’article 19 de la LAI a été invoqué trois fois pour protéger des renseignements personnels.

L’article 20 de la LAI a été invoqué trois fois pour protéger des renseignements opérationnels d'un tiers.

L’article 21 de la LAI a été invoqué deux fois pour protéger les activités de l’Office.

L’article 23 de la LAI a été invoqué une seule fois pour protéger les secrets professionnels des avocats.

Délais de traitement

Cinq demandes ont été traitées dans le délai prescrit de 30 jours, trois dans un délai de 31 à 60 jours et deux dans un délai de 61 à 180 jours.

Frais

L’Office se conforme aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor pour l’application des frais. Des frais sont exigés pour le traitement de toute demande. Toutefois les frais sont remboursés si la demande porte sur des renseignements accessibles au public, ou si la demande est traitée de manière informelle.

Aucuns frais pour la recherche ou la préparation n’ont été exigés pendant la période visée. Toutefois, si l’Office reçoit une demande qui exigerait une recherche particulièrement longue ou complexe, les frais entraînés seraient estimés et facturés, à moins qu’il y ait manifestement obligation d’informer le public.

L’Office examine une dispense des frais au cas par cas. Une dispense est accordée pour des frais de recherche et de préparation de moins de 25 $, puisqu’il serait peu rentable de percevoir un montant aussi minime.

Coûts de personnel et d’exploitation

Le coût total d’application de la LAI a été d’environ 159,315 $. Les salaires et le temps supplémentaire représentent 111,053 $ et le coût des biens et services représentent 48,262 $. Ces coûts comprennent le coût de traitement des demandes, des consultations internes et avec d’autres ministères, de la production du rapport annuel et des rapports statistiques, de la mise à jour des publications sur Info Source, de la divulgation proactive, de l’offre de conseils, de la tenue de consultations concernant les demandes informelles, de la participation à des réunions, de la formation et des activités administratives générales.

Ces coûts ne tiennent pas compte du temps consacré par les responsables des programmes et les gestionnaires supérieurs à l’exercice de leurs responsabilités au titre de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, notamment l’examen des documents à divulguer et la prestation de conseils au bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

5. Formation

L’Office reconnaît l'importance de la formation et de la sensibilisation des activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2011-2012, on a élaboré une séance d’information de l’AIPRP à laquelle ont assisté 174 employés de l'Office. Durant l’exercice 2012-2013, on a effectué un suivi en donnant six exposés informels sur l’AIPRP à 35 participants. On prévoit tenir une autre séance obligatoire pendant le premier trimestre de l’exercice 2013-2014.

6. Politiques et procédures organisationnelles

L’Office n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, quant à l’accès à l’information durant la période visée. Toutefois, l’Office a actualisé ses politiques relatives à l’accès à l’information et à la gestion de l’information pour que ces dernières tiennent compte du récent renouvellement des politiques effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

7. Enquêtes

Deux plaintes ont été déposées dans le dernier trimestre de l’exercice.

Partie II: Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

L’Office des transports du Canada est un tribunal quasi judiciaire indépendant et un organisme de réglementation économique. Il prend des décisions sur un vaste éventail de questions au sujet des modes de transport relevant de l’autorité du Parlement, comme le prévoit la Loi sur les transports au Canada et d’autres textes législatifs.

Parmi les éléments de notre mandat, il faut mentionner:

  • Réglementation économique, pour octroyer des autorisations et des délivrer des licences, des permis et des certificats, mais aussi prendre des décisions sur un large éventail de questions ayant trait au transport aérien, ferroviaire et maritime de compétence fédérale.
  • Règlement des différends, afin de régler les plaintes sur les services, les taux, les droits et les frais de transport.
  • Accessibilité, pour veiller à ce que le réseau de transport fédéral soit accessible à tous, particulièrement aux personnes ayant une déficience.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), proclamée en 1983, protège les renseignements personnels des citoyens canadiens et des résidants permanents que le gouvernement canadien possède sur eux. La LPRP accorde aux personnes le droit d’examiner ces renseignements et protège les renseignements personnels en prescrivant la façon dont le gouvernement peut les recueillir, les utiliser, les communiquer, les conserver et les éliminer. Toute personne peut également demander la rectification de renseignements personnels qui, selon elle, sont erronés ou incomplets, et exiger qu’il soit fait mention des rectifications qui ont été demandées, mais refusées.

Selon l’article 72 de la LPRP, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l’application de la LPRP au sein de cet organisme. Le présent rapport vise la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

2. Organisation des activités liées à la protection des renseignements personnels

Au sein de l’Office, c’est le président qui est chargé de l’administration de la LPRP, de la réglementation et des politiques connexes, et c’est à lui qu’incombe la responsabilité des décisions prises.

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour l’Office détient, avec l’avocat général de l’Office, des pouvoirs délégués en la matière. Le coordonnateur reçoit l’appui d’un analyste principal de l’AIPRP à temps plein, et le personnel des Services de gestion des documents fournit, à temps partiel, une aide pour le traitement des demandes, au besoin.

Le coordonnateur reçoit et administre toutes les demandes officielles et détermine qui sera chargé de les traiter et de trouver les documents. L’examen et l’analyse des documents se font conjointement par le coordonnateur et la Direction générale des services juridiques de l’Office.

Les réponses aux demandes officielles sont rédigées par le coordonnateur, puis acheminées pour approbation au président de l’Office, par l’entremise de l’avocat général. Un dossier distinct est tenu pour chaque demande, et un document de suivi sert à enregistrer les mesures administratives qui ont été prises. Il incombe au coordonnateur de gérer les consultations entre les ministères et les tiers.

Mécanismes officiels et informels

Les demandes informelles sont acheminées au coordonnateur uniquement lorsqu’on soupçonne que les renseignements demandés sont de nature délicate et qu’ils pourraient constituer une exception.

La plupart des demandes des employés de l’Office concernant les renseignements contenus dans les fichiers normalisés de renseignements personnels sont traitées de manière informelle par la Direction des ressources humaines.

Mise en oeuvre du programme de protection des renseignements personnels

La mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels n’a soulevé ni problème, ni préoccupation importante d’ordre administratif. La division de l’AIPRP continuera de favoriser la sensibilisation à la LPRP et aux exigences de la politique pour recueillir, utiliser, communiquer, conserver et éliminer les renseignements personnels.

3. Délégation de pouvoirs

Le président délègue des responsabilités en la matière à des employés de l’Office. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour l’Office détient, avec l’avocat général de l’Office, des pouvoirs délégués en la matière. Une copie de la délégation de pouvoirs indiquant les responsabilités déléguées et leurs délégataires est jointe à l’Annexe C. La délégation de pouvoirs est en révision suite au consignes fournit par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le rapport spécial au Parlement intitulé: « Être à la hauteur: Améliorations et préoccupations continues en accès à l’information, de 2008-2009 à 2010-2011 ».

4. Explication du rapport statistique récapitulatif

L’Annexe B présente le formulaire SCT 350-63 intitulé « Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ».

Au cours de la période visée, l’Office a reçu deux demandes d’accès à des renseignements personnels. L’Office ne conserve pas un grand nombre de fichiers de renseignements personnels, et le nombre de demandes d’accès à ces renseignements est habituellement faible.

Résultat de la demande traitée

Une demande a été abandonnée.

Aucun document n’existe pour la seconde demande.

Exceptions invoquées

Aucune exception n’a été invoquée pendant la période visée.

Délais de traitement

Les demandes ont été traitées dans le délai prescrit de 30 jours.

Coûts de personnel et d’exploitation

Le coût total d’application de la LPRP a été d’environ 48 685 $. Les salaires et le temps supplémentaire représentent 40 238 $ et le coût des biens et services représentent 8 447 $ Ces coûts comprennent le coût de traitement des demandes, des consultations, de traitement des questions de protection des renseignements personnels, de production du rapport annuel, de mise à jour des publications sur Info Source et des activités administratives générales.

5. Formation

L’Office reconnaît l'importance de la formation et de la sensibilisation des activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2011-2012, on a élaboré une séance d’information de l’AIPRP à laquelle ont assisté 174 employés de l'Office. Durant l’exercice 2012-2013, on a effectué un suivi en donnant six exposés informels sur l’AIPRP à 35 participants. On prévoit tenir une autre séance obligatoire pendant le premier trimestre de l’exercice 2013-2014.

6. Politiques et procédures organisationnelles

L’Office n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, quant à la protection des renseignements personnels durant la période visée. Toutefois, l’Office a actualisé ses politiques relatives à l’AIPRP et à la gestion de l’information pour que ces dernières tiennent compte du récent renouvellement des politiques effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

7. Enquêtes

Aucune plainte ni enquête n’a été reçue pendant la période visée.

8. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été entreprise et terminée au cours de la période visée.

9. Divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Au cours de la période visée, l'Office n'a divulgué aucun renseignement en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A : Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l'institution: Office des transports du Canada

Période visée par le rapport: 2012-04-01 au 2013-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 12
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1
Total 13
Fermées pendant la période visée par le rapport 10
Reportées à la prochaine période de rapport 3
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 2
Secteur universitaire 0
Secteur commercial (secteur privé) 7
Organisme 0
Public 3
Total 12

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 1 3 0 0 0 0 4
Communication partielle 1 0 0 1 1 0 0 3
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existet 2 1 0 0 0 0 0 3
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Traitement informel 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 2 3 1 1 0 0 10
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1)a) 0
13(1)b) 0
13(1)c) 0
13(1)d) 0
13(1)e) 0
14a) 0
14b) 0
15(1) - A.I.Table note 1 0
15(1) - Déf.Table note 2 0
15(1) - A.S.Table note 3 0
16(1)a)(i) 0
16(1)a)(ii) 0
16(1)a)(iii) 0
16(1)b) 0
16(1)c) 0
16(1)d) 0
16(2)a) 0
16(2)b) 0
16(2)c) 0
16(3) 0
16.1(1)a) 0
16.1(1)b) 0
16.1(1)c) 0
16.1(1)d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 0
18a) 0
18b) 0
18c) 0
18d) 0
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 0
19(1) 3
20(1)a) 0
20(1)b) 3
20(1)b.1) 0
20(1)c) 0
20(1)d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 1
21(1)b) 1
21(1)c) 0
21(1)d) 0
22 0
22.1(1) 0
23 1
24(1) 0
26 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 0
68b) 0
68c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69(1)c) 0
69(1)d) 0
69(1)e) 0
69(1)f) 0
69(1)g) re a) 0
69(1)g) re b) 0
69(1)g) re c) 0
69(1)g) re d) 0
69(1)g) re e) 0
69(1)g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 4 0 0
Communication partielle 3 0 0
Total 7 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 90 43 4
Communication partielle 2554 1717 3
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitée 501 à 500 pages traitée 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 4 43 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 2 1439 1 278 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 43 0 0 2 1439 1 278 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Other Autres
Communication totale 3 0 0 0 3
Communication partielle 2 0 0 0 2
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 5 0 0 0 5

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1 0 1 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 1 1
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 1 1
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0
3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 3 0
Communication partielle 1 0 1 1
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 1 0 4 1
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 1 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 4 0
61 à 120 jours 0 0 0 1
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 1 0 4 1

Partie 4 – Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 8 $40 2 $10
Recherche 0 $0 0 $0
Production 0 $0 0 $0
Programmation 0 $0 0 $0
Préparation 0 $0 0 $0
Support de substitution 0 $0 0 $0
Reproduction 0 $0 7 $353
Total 8 $40 9 $353

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 20 1087 1 33
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 20 1087 1 33
Fermées pendant la période visée par le rapport 19 981 1 33
Reportées à la prochaine période de rapport 1 106 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 15 1 0 0 1 0 0 17
Communiquer en partie 1 1 0 0 0 0 0 2
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 16 2 0 0 1 0 0 19
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l’échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 7 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $107,069
Heures supplémentaires $3,984
Biens et services $48,262
Marchés de services professionnels $46,809
Autres $1,453
Total $159,315
7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l’AI à temps plein Voués à l’AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 0.00 4.00 4.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 4.00 4.00
Nombre de fois qu’une trousse d’accès à l’information a déjà été publiée de façon informelle
Institution Nombre de fois qu’une trousse d’accès à l’information a déjà été publiée de façon informelle
Office des transports de Canada 1

Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Office des transports du Canada

Période d'établissement de rapport: 2012-04-01 au 2013-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 2
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 2
Fermées pendant la période visée par le rapport 2
Reportées à la prochaine période de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 2 0 0 0 0 0 0 2
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l’échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $40,238
Heures supplémentaires $0
Biens et services $8,447
Marchés pour les EFRVP $0
Marchés de services professionnels $6,994
Autres $1,453
Total $48,685
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0.00 4.00 4.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 4.00 4.00
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) complétées
Institution Nombre d’ÉFVP complétées
Office des transports de Canada 0

Annexe C: Délégation de pouvoirs

Office des transport du Canada

Délégation de pouvoirs

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue tous les pouvoirs, responsabilités et fonctions précisées dans l'ordonnance de délégation de pouvoirs ci-annexée aux titulaires des postes qui figurent dans cette ordonnance, ainsi qu'à leurs remplaçants attitrés.

Geoffrey C. Hare

Président et premier dirigeant

Date: Le 15 Juin, 2009

Tableau 1: Délégation de pouvoirs – Accès à l'information
Mesure Article de la Loi sur l'accès à l'information Fondé de pouvoirs
Avocat général Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1. Avis suite à une demande d'accès
  • Aviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle du document.
7(a) (Aucune délégation)
2. Transfert à une autre institution
  • Transmettre la demande au responsable d'une autre institution davantage concernée.
8(1) X X
3. Prolongation de délai
  • Prolonger les délais et donner des avis à la personne qui a fait la demande et au Commissaire à l'information.
9 X X
4. Droits supplémentaires
  • Déterminer les droits supplémentaires exigibles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 7 du Règlement, avis par écrit à l'auteur de la demande, dispense de droits.
11(2)(3)(4)(5)(6) X X
5. Version de la communication
  • Déterminer s'il est de l'intérêt public de traduire le document demandé dans une des deux langues officielles.
12(2) X X
6. Communication sur support de substitution
  • Déterminer s'il est nécessaire et raisonnable de donner accès au document dans un support de substitution à une personne ayant une déficience sensorielle.
12(3) X X
7. Exceptions
  • Déterminer s'il convient ou non d'exempter les renseignements suivants de la communication et d'exercer un pouvoir discrétionnaire, le cas échéant:
  (Aucune délégation)
a) Renseignements obtenus à titre confidentiel; 13  
b) Affaires fédéroprovinciales; 14
c) Affaires internationales et défense; 15
d) Enquêtes; 16
e) Sécurité des individus; 17
f) Intérêts économiques du Canada 18
g) Renseignements personnels; 19
h) Renseignements de tiers; 20
i) Avis, etc. 21
j) Examens et vérifications; 22
j) Secret professionnel des avocats; 23
l) Interdictions fondées sur d'autres lois. 24
8. Prélèvements
  • Déterminer si l'information faisant l'objet d'une exception peut être retirée de la communication.
25 (Aucune délégation)
9. Communication dans le but d'une publication
  • Déterminer s'il convient de refuser la communication s'il y a des motifs raisonnables de croire que la communication sera publiée dans les quatre-vingt-dix jours suivant la demande.
26 (Aucune délégation)
10. Avis aux tiers
  • Donner un avis écrit au tiers de l'intention de divulguer l'information contenue dans la communication qui pourrait toucher celui-ci et prolonger le délai prévu.
27(1)(4) X X
11. Avis aux tiers - observations
  • Examiner les observations du tiers, prendre une décision quant à la communication du document, donner avis de sa décision au tiers et autoriser la présentation orale des observations.
28(1)(2)(4) (Aucune délégation)
12. Recommandation du Commissaire à l'information
  • Avis écrit envoyé à la personne qui a fait la demande et au tiers à propos de la décision de donner communication sur la recommandation du Commissaire à l'information.
29(1) (Aucune délégation)
13. Informer le Commissaire à l'information de l'engagement du tiers
  • Mentionner au Commissaire à l'information le nom du tiers qui a reçu l'avis prévu au paragraphe 27(1) ou qui l'aurait reçu si l'Office avait eu l'intention de donner communication du document.
33 X X
14. Droit de présenter des observations
  • Présenter les observations au Commissaire à l'information dans le cadre d'une enquête.
35(2) Le coordonnateur de l'AIPRP, l'avocat conseil, l'avocat et le personnel relié au programme peuvent donner de l'information au cours de l'enquête.
15. Avis au Commissaire à l'information de mesures prises ou proposées
  • Lorsqu'approprié, donner avis au Commissaire à l'information des mesures prises ou envisagées pour la mise en œuvre de ses recommandations, ou des motifs invoqués pour ne pas y donner suite.
37(1)(b) (Aucune délégation)
16. Communication accordée au plaignant
  • Lorsque la décision de communiquer a été prise, accorder la communication.
37(4) X X
17. Avis au tiers (demande de recours en révision devant la Cour)
  • Sur réception d'un avis de recours en révision devant la Cour en vertu des articles 41 ou 42, donner un avis écrit de la demande au tiers.
43(1) X  
18. Avis à la personne qui a fait la demande (demande de recours en révision par un tiers)
  • Aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.
44(2) X  
19. Règles spéciales
  • Les recours visés aux articles 41 ou 42 et portant sur les cas de refus de donner communication (ou recours en révision) en raison des alinéas 13(1) (a) ou (b) ou de l'article 15 (affaires internationales ou défense), l'institution fédérale concernée peut demander que l'audition ait lieu dans la région de la capitale nationale et elle peut demander que les observations soient faites ex parte.
52(2)(3) X  
20. Exclusion des renseignements protégés des manuels
  • Refus de communication partielle de manuels, conformément aux critères d'exceptions.
71(2) (Aucune délégation)
21. Rapport annuel
  • Présenter le rapport annuel au Parlement.
72(1) (Aucune délégation)
22. Responsabilités en vertu des articles 6 et 8 du Règlement sur l'accès à l'information : 77    
  • Paragraphe 6(1): Consentir à donner suite à la demande dans le délai prévu par la Loi
X X
  • Paragraphe 8(1): Déterminer que la préférence du demandeur d'obtenir des copies n'est pas acceptable conformément aux alinéas 8(1)(a) et (b) et que ce sont les documents originaux qui doivent être consultés.
X X
  • Paragraphe 8(2): Déterminer que la préférence du demandeur d'examiner les documents n'est pas acceptable conformément aux alinéas 8(2)(a) et (b) et que des copies seront délivrées.
X X
  • Paragraphe 8(3): Fournir des installations convenables pour la consultation, fixer à cette fin une heure et veiller à ce que les droits soient acquittés.
X X
Tableau 2: Délégation de pouvoirs – Protection des renseignements personnels
Mesure Article de la Loi sur la protection des renseignements personnels Fondé de pouvoirs
Avocat général Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1. Communication des renseignements personnels
  • Autoriser la communication des renseignements personnels pour des fins de recherche et dans l'intérêt du public ou l'intérêt du particulier.
8(2)(j)(m) (Aucune délégation)
2. Demandes d'organismes d'enquête
  • Conserver une copie des demandes ainsi qu'une mention des renseignements communiqués.
8(4)   X
3. Avis de communication au Commissaire à la protection de la vie privée dans le cas de l'alinéa 8(2)m)
  • Aviser le Commissaire de la communication de renseignements personnels d'intérêt public et pouvant clairement favoriser les particuliers auxquels les renseignements sont reliés.
8(5) (Aucune délégation)
4. Relevé
  • Conserver un relevé de l'usage ou de la communication de renseignements personnels lorsque l'usage ou la communication ne figure pas à l'InfoSource, et joindre le relevé aux renseignements personnels.
9(1)   X
5. Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d'usages compatibles
  • Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage qui a été fait des renseignements ou pour lequel ils ont été communiqués, lorsque cet usage ou communication ne figure pas à l'InfoSource et actualiser l'information dans l'édition suivante du répertoire.
9(4) (Aucune délégation)
6. Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels
  • Verser tous les renseignements personnels qui relèvent de l'Office dans des fichiers de renseignements personnels.
10   X
7.Réponse aux demandes de communication
  • Aviser par écrit la personne qui a fait la demande, qui n'est pas un employé ou un agent de l'Office, de ce qu'il sera donné ou non communication des renseignements et procéder à la communication si l'accès est permis.
  • Aviser par écrit la personne qui a fait la demande, qui est un employé ou un agent de l'Office, de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle des renseignements et procéder à la communication si l'accès est permis.
14 X  
8. Prorogation du délai
  • Proroger le délai de réponse aux demandes de communications.
15 X X
9. Version de la communication
  • Décider de la nécessité de faire traduire les renseignements.
17(2)(b) X X
10. Communication sur support de substitution
  • Déterminer s'il est nécessaire et raisonnable de communiquer à une personne ayant une déficience sensorielle les renseignements sur un support de substitution.
17(3)(b) X X
11. Fichiers inconsultables
  • Refuser la communication des renseignements personnels versés dans des fichiers inconsultables.
18(2) (Aucune délégation)
12. Exceptions
  • Déterminer s'il convient ou non d'exempter les renseignements suivants de la communication de renseignements personnels demandés par une partie autre que les employés ou les agents de l'Office, de refuser la communication et d'exercer un pouvoir discrétionnaire, le cas échéant :
  X  
a) Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel; 19(1)(2)
b) Affaires fédéroprovinciales; 20
c) Affaires internationales et défense; 21
d) Enquêtes; 22
e) Renseignements personnels recueillis par un organisme d'enquête dans le cadre d'une demande d'autorisation de sécurité; 23
f) Renseignements personnels recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles; 24
g) Sécurité des individus; 25
h) Renseignements concernant un autre individu; 26
i) Secret professionnel des avocats; 27
j) Dossiers médicaux. 28
13. Réception d'un avis d'enquête
Recevoir l'avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée.
31 X  
14. Droit de présenter des observations
  • Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête.
33(2) Le coordonnateur de l'AIPRP, l'avocat conseil, l'avocat et le personnel relié au programme peuvent donner de l'information au cours de l'enquête.
15. Rapport du Commissaire à la protection de la vie privée
  • Recevoir le rapport du Commissaire sur les résultats et donner avis des mesures prises.
35(1) X  
16. Communication accordée au plaignant
  • Accorder au plaignant la communication de renseignements personnels suite à l'avis de l'alinéa 35(1)(b).
35(4) X X
17. Examen des fichiers inconsultables
  • Recevoir les résultats d'enquête du Commissaire sur les fichiers inconsultables.
36(3) (Aucune délégation)
18. Enquête de conformité
  • Recevoir les résultats du rapport du Commissaire à l'issue d'une enquête de conformité selon les articles 4 à 8.
37(3) (Aucune délégation)
19. Règles spéciales
  • Les recours visés aux articles 41 ou 42 et portant sur les cas de refus de donner communication (ou recours en révision) en raison des alinéas 13(1) a) ou b) ou de l'article 15 (affaires internationales ou défense), l'institution fédérale concernée peut demander que l'audition ait lieu dans la région de la capitale nationale et elle peut demander que les observations soient faites ex parte.
51(2)(b) X  
20. Exclusion des renseignements protégés des manuels
  • Refus de communication partielle de manuels, conformément aux critères d'exceptions.
51(3) X  
21. Rapport annuel
  • Présenter le rapport annuel au Parlement.
72(1) (Aucune délégation)
22. Responsabilités en vertu des articles 9, 11, 13 et 14 du Règlement sur la protection des renseignements personnels 77    
  • Article 9: Fournir des installations convenables et le temps requis pour examiner les renseignements.
X X
  • Paragraphe 11(2): Sur réception d'un formulaire de demande de correction, aviser l'individu concerné que les corrections demandées ont été effectuées en aviser les personnes visées aux alinéas 11(2)(b) et c).
X  
  • Paragraphe 11(4): Si la demande de correction est refusée, annexer aux renseignements personnels une mention précisant qu'une demande de correction a été refusée et en aviser les personnes visées aux alinéas 11(4)(b), (c) et (d).
X  
  • Paragraphe 13(1): Communication de renseignements concernant les dossiers médicaux à un médecin ou à un psychologue pour que celui-ci donne son avis l'individu quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice.
X  
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