Code de déontologie des membres de l'Office

A. CONTEXTE

Mandat de l’Office

(1) L’Office des transports du Canada (Office) est un tribunal quasi judiciaire spécialisé indépendant et un organisme de réglementation qui a, à toute fin liée à l’exercice de sa compétence, toutes les attributions d’une cour supérieure.

(2) L’Office a trois mandats fondamentaux :

  1. Veiller à ce que le réseau de transport national fonctionne efficacement et harmonieusement, dans l’intérêt de tous les Canadiens : depuis ceux qui y travaillent et y investissent, en passant par les producteurs, les expéditeurs, les voyageurs et les entreprises qui l’utilisent, jusqu’aux collectivités où il est exploité.
  2. Protéger le droit fondamental des personnes ayant une déficience à un réseau de transport accessible.
  3. Offrir aux passagers aériens un régime de protection du consommateur.

Rôles du président, du vice-président, des membres et du personnel de l’Office

(3) L’Office compte jusqu’à cinq membres réguliers nommés par le gouverneur en conseil (GC), dont le président et le vice-président de l’Office, et jusqu’à trois membres temporaires nommés par le ministre des Transports à partir d’une liste approuvée par le GC.

(4) Les membres prennent des décisions judiciaires et font des déterminations réglementaires 1. Leurs responsabilités dans ces domaines ne peuvent pas être déléguées.

(5) Le président, qui est également le premier dirigeant de l’Office et un de ses membres, est responsable de la direction de l’Office dans son ensemble. Il établit les priorités stratégiques de l’Office, en est le porte-parole, rend compte de ses plans et de ses résultats au Parlement par l’entremise du ministre des Transports, et gère les relations avec les ministres, les parlementaires, les sous-ministres et les organismes similaires d’autres instances. Il assigne les cas aux membres, supervise et dirige leur travail, et préside les réunions ordinaires des membres. À titre de premier dirigeant, il est aussi le plus haut responsable des fonctionnaires travaillant au sein de l’organisation, il exerce les fonctions d’administrateur général et d’administrateur des comptes de même qu’une vaste gamme de responsabilités connexes en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et d’autres lois, et il préside le Comité exécutif.

(6) Le vice-président, qui est également membre de l’Office, siège au Comité exécutif et assume les responsabilités du président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

(7) Les membres autres que le président et le vice-président n’exercent aucune fonction de gestion à l’Office.

(8) Tous les membres sont appuyés dans l’exercice de leurs fonctions décisionnelles par les fonctionnaires de l’Office, qui sont chargés de donner aux membres des conseils francs, impartiaux et fondés sur des données probantes, d’assurer la mise en œuvre des directives données par les membres, et d’exécuter d’autres tâches qui leur sont assignées par le président, leurs gestionnaires ou en vertu de la loi.

B. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Objectif, principes directeurs et application du Code

(9) Le présent Code établit les normes pour la conduite des membres et s’applique à tous les membres, réguliers et temporaires. Il s’ajoute aux obligations et aux normes applicables établies dans la Loi sur les transports au Canada, dans toute autre loi administrée par l’Office ou établissant des obligations en matière d’éthique et de conduite, comme la Loi sur les conflits d’intérêts, dans les directives, les politiques et les règlements pertinents, dans tout autre code pertinent et dans les lettres de nomination des membres. Il devrait être lu conjointement avec tous ces documents.

(10) Le Code reflète :

  1. l’engagement de l’Office à l’égard d’un processus décisionnel indépendant, impartial, équitable, transparent, crédible et efficace;
  2. les valeurs organisationnelles de l’Office en matière de respect de la démocratie, de respect des personnes, d’intégrité, d’intendance et d’excellence.

(11) Les membres doivent :

  1. souscrire à tous les éléments du Code et aux autres instruments applicables;
  2. observer les normes d’éthique les plus élevées en tout temps;
  3. organiser leurs affaires personnelles de manière à ne pas être en conflit d’intérêts;
  4. se conduire avec intégrité, éviter toute irrégularité ou toute apparence d’irrégularité et s’abstenir de poser des gestes qui pourraient jeter le doute sur leur capacité d’exécuter leurs fonctions de façon impartiale;
  5. n’accepter ni cadeaux, ni marques d’hospitalité, ni d’autres avantages de parties concernées par des questions traitées par l’Office;
  6. se récuser de toute instance lorsqu’ils savent ou devraient raisonnablement savoir que, dans le cadre de la prise de décision, ils seraient en conflit d’intérêts ou que leur participation risque de susciter une crainte raisonnable de partialité. Dans un tel cas, ils doivent en informer immédiatement le président et fournir une justification à l’appui de leur récusation. On encourage les membres à obtenir l’avis du président et de l’avocat général lorsqu’ils sont confrontés à une situation où il pourrait y avoir motif de récusation;
  7. informer immédiatement le président s’ils prennent conscience d’une situation qui risque de porter atteinte à l’intégrité ou à la crédibilité de l’Office, y compris la possibilité de non-respect du Code.

(12) Le président est responsable de l’administration du Code, y compris de toutes les questions concernant son interprétation. Les membres sont responsables du respect du Code devant le président.

Expertise et conditions de travail des membres

(13) Les membres ont la responsabilité de maintenir les niveaux les plus élevés de compétence professionnelle et d’expertise nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Ils doivent perfectionner les connaissances et les compétences liées à leur travail, et notamment participer aux formations offertes par l’Office.

(14) Les membres réguliers à temps plein doivent consacrer au moins 37,5 heures par semaine à l’exercice de leurs fonctions au cours de leur mandat. Si un membre régulier est autorisé par le président à continuer d’entendre une ou plusieurs affaires dont l’Office a été saisi avant la fin de son mandat, il ne pourra exiger une rémunération que pour les heures de travail réelles effectuées pour la poursuite de ses activités.

(15) Lorsque les membres temporaires sont nommés à plein temps, ils doivent consacrer au moins 37,5 heures par semaine à l’exécution de leurs fonctions. Lorsque les membres temporaires sont nommés à temps partiel, ils ne peuvent exiger une rémunération que pour les heures de travail réelles effectuées.

(16) L’administration centrale de l’Office constitue le lieu de travail désigné des membres. Ils peuvent travailler de la maison ou d’un autre endroit uniquement s’ils obtiennent l’autorisation écrite préalable du président.

C. PRISE DE DÉCISION

Impartialité

(17) Les membres doivent aborder chaque cas avec un esprit ouvert et doivent, en tout temps, être impartiaux et objectifs et être perçus comme tels.

Justice naturelle et équité

(18) Les membres doivent respecter les règles de justice naturelle et d’équité procédurale.

(19) Les membres doivent s’assurer que les instances se déroulent de manière transparente, équitable et perçue comme étant équitable.

(20) Les membres doivent rendre chaque décision sur le bien-fondé de l’affaire par suite de l’application des lois et de la jurisprudence pertinentes à la preuve présentée durant l’instance.

(21) Les membres ne doivent pas se laisser influencer par des considérations extérieures ou indues dans leur prise de décision. Ils rendront leurs décisions sans influence indue de la part de toute autre personne ou institution ou de tout autre intervenant, groupe d’intérêt ou acteur politique.

Préparation

(22) Les membres doivent examiner avec soin les documents pertinents, notamment les demandes, les actes de procédure, les notes d’information et les ébauches de décision, avant d’assister aux séances d’information, aux réunions ou aux audiences concernant les cas.

Présentation en temps opportun

(23) Les membres doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que l’instance se déroule en temps opportun, en prenant soin d’éviter les délais non essentiels tout en se conformant en tout temps aux règles de justice naturelle et d’équité procédurale. Les membres doivent rendre leurs décisions le plus tôt possible après la clôture des actes de procédure, et veiller à ce que les délais prévus par la loi et les normes de service internes pour l’émission des décisions soient respectés dans la mesure du possible.

Qualité

(24) Les membres s’assurent que leurs décisions sont rédigées de façon claire, logique et complète sans être inutilement longues ou répétitives, et qu’elles sont conformes aux lignes directrices ou aux normes établies par l’Office au sujet de la qualité et de la présentation des décisions.

Cohérence

(25) Les membres doivent être conscients de l’importance de la cohérence dans les décisions de l’Office, nonobstant le fait que les décisions antérieures au sujet d’affaires semblables ne constituent pas des précédents faisant autorité. Les membres ne devraient pas s’écarter des principes établis dans les décisions antérieures à moins d’avoir des motifs raisonnables de le faire et d’expliquer clairement ces motifs.

Respect pour les parties et les participants

(26) Les membres doivent tenir les instances, y compris les audiences, d’une manière courtoise et respectueuse, tout en s’assurant que les instances sont ordonnées et efficaces.

(27) Les membres doivent tenir les instances de manière à ce que ceux qui comparaissent devant l’Office comprennent les procédures et les pratiques relatives aux instances et soient en mesure d’y participer pleinement, qu’ils soient représentés ou non par un avocat.

(28) Les membres doivent être à l’écoute des besoins liés à l’accessibilité et mettre en place des mesures d’adaptation raisonnables en vue de faciliter la pleine participation des parties et des autres participants ayant une déficience aux audiences de l’Office.

(29) Durant la conduite des instances, les membres doivent être ouverts à la diversité et sensibles aux questions de genre et à d’autres considérations en matière de droits de la personne; par exemple, au moment de l’affirmation solennelle ou de l’assermentation de témoins et lors de l’établissement du calendrier des audiences. Les membres doivent éviter les termes, les expressions et les actes qui pourraient sembler témoigner d’une attitude partiale ou de préjugés en fonction de facteurs comme la déficience, la race, l’âge, l’origine nationale, le sexe, la religion, l’orientation sexuelle ou la situation socio-économique, et ne jamais tirer des conclusions sur la crédibilité d’une personne à partir de tels facteurs.

Communications relatives aux cas

(30) Les membres ne doivent communiquer ni directement ni indirectement avec une partie, un avocat, un témoin ou tout autre participant ne provenant pas de l’Office qui comparaissent devant eux lors d’une instance pour parler de cette instance, sauf en la présence de toutes les parties ou de leur avocat.

(31) Les membres doivent s’abstiennent de divulguer de l’information au sujet d’un cas et de discuter de toute question sur laquelle eux ou l’Office se sont prononcés ou sont appelés à se prononcer, sauf si l’exercice de leurs fonctions officielles l’exige et que les circonstances le justifient. Les membres doivent s’abstenir de discuter des cas et des questions qui concernent l’Office dans des lieux publics.

D. RELATIONS DE TRAVAIL ET INTERACTIONS

Relations avec les autres membres

(32) Les membres doivent favoriser des relations courtoises et collégiales avec les autres membres.

(33) Les membres doivent avoir des discussions franches et débattre ouvertement des questions, tout en témoignant du respect à l’égard de l’expertise, des opinions et des rôles des autres membres. Les membres ne doivent pas commenter le point de vue, les décisions ou la conduite d’un autre membre, sauf de façon directe et privée avec le membre lui-même, ou avec le président, conformément au paragraphe 11.g du présent Code.

(34) Les membres affectés ensemble à une formation de membres devraient tenter d’obtenir des décisions par consensus dans la mesure du possible, mais aussi accepter avec respect de ne pas être d’accord et de présenter une opinion majoritaire et une opinion dissidente lorsqu’il est impossible de parvenir à un consensus dans un délai raisonnable.

(35) Les membres doivent partager leurs connaissances et leur expertise avec les autres membres s’il y a lieu, mais sans chercher à influencer les décisions dans les cas auxquels ils n’ont pas été affectés.

Relations avec le personnel de l’Office

(36) Les membres doivent en tout temps traiter les employés de l’Office avec courtoisie et respecter leurs opinions et leurs recommandations, reconnaissant que les employés sont des fonctionnaires professionnels tenus d’offrir leurs meilleurs conseils aux membres, qui prennent les décisions définitives.

(37) Toute préoccupation concernant le rendement des employés ne devrait pas être communiquée directement aux employés de niveau opérationnel, mais plutôt au dirigeant principal concerné, si les préoccupations sont relativement mineures, ou au président, si elles sont importantes ou d’ordre systémique.

Interactions avec les organisations et les personnes qui ne sont pas de l’Office

(38) Les membres doivent s’abstenir de communiquer avec les médias. Les demandes de renseignements des médias ou des particuliers doivent être soumises au Bureau du président.

(39) Les membres doivent s’abstenir de communiquer avec des acteurs politiques ou des représentants d’autres ministères ou organismes fédéraux, de gouvernements provinciaux ou étrangers, ou d’organisations internationales au sujet d’une affaire dont est, a été ou pourrait être saisi l’Office.

(40) Les membres ne doivent pas exprimer publiquement une opinion sur les cas antérieurs, actuels ou éventuels ou sur toute question concernant les travaux de l’Office, et doivent s’abstenir de commentaires ou de discussions, en public ou autrement, qui pourraient susciter une crainte raisonnable de partialité.

(41) Les membres ne doivent pas divulguer ni révéler, publiquement ou en privé, des renseignements de nature confidentielle obtenus en leur qualité de membre.

(42) Les membres ne doivent pas se prévaloir de leur poste ou des ressources de l’Office (p. ex. une adresse courriel ou du papier à en-tête de l’Office) par intérêt personnel.

(43) Les membres doivent faire preuve de prudence lorsqu’ils utilisent les médias sociaux à des fins personnelles, et ne doivent pas indiquer qu’ils sont membres de l’Office sur les médias sociaux, sauf sur des sites professionnels comme LinkedIn.

E. ACTIVITÉS EXTÉRIEURES

(44) Les membres ne doivent pas accepter d’invitations à assister à des événements sociaux comme des réceptions ou des dîners avec des représentants d’intervenants ou avec des personnes qui participent ou sont susceptibles de participer à une instance de l’Office à titre de partie, d’avocat, de témoin ou à un autre titre, sauf en de rares occasions où leur présence est clairement justifiée et où ils ont obtenu l’autorisation écrite préalable du président.

(45) Avec l’approbation écrite préalable du président, les membres peuvent participer à des activités extérieures qui ne sont pas incompatibles avec leurs fonctions et responsabilités officielles et qui ne mettent pas en doute leur capacité d’exécuter leurs fonctions de manière objective. Ces activités comprennent notamment des discours, des activités pédagogiques, du bénévolat et la participation à des conférences et à des séminaires de formation.

(46)Pour obtenir l’approbation du président afin de participer à des événements sociaux ou à d’autres activités extérieures, les membres doivent lui présenter leurs demandes par écrit au moins deux semaines avant la tenue de ces événements ou activités, et ces demandes doivent contenir tous les détails pertinents. Les membres doivent également obtenir toute autre approbation requise par les lois, lignes directrices, codes ou autres instruments applicables.

(47) Sans égard à ce qui précède, le président de l’Office peut, de temps à autre, s’entretenir avec des représentants d’intervenants, des avocats ou d’autres parties dans le cadre de son rôle en tant que porte-parole de l’Office, pour discuter de questions non liées à des instances précises.

F. AFFIRMATION

(48) Au moment de leur nomination initiale, puis chaque année, le ou vers le jour de l’anniversaire de leur nomination à l’Office, les membres doivent revoir le Code et réaffirmer leur engagement à s’y conformer.

 

- Dernière mise à jour du Code de déontologie des membres de l'Office: le 26 mars 2018

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