Comment gérer votre cas de règlement des différends?

Présentations

• Comment puis-je déposer une présentation?

  Vous pouvez utiliser un de nos formulaires. L’utilisation d’un formulaire est le moyen le plus rapide et le plus efficace de déposer un document.

  En utilisant un formulaire, vous vous assurez que vous avez déposé tous les renseignements requis.

  Par ailleurs, vous pouvez également envoyer des présentations au Secrétariat de l’Office et aux autres parties par courrier, par remise en main propre, par courrier électronique ou par télécopieur. Vous êtes responsable de fournir tous les renseignements requis en vertu des règles de procédure.

  Peu importe le moyen de dépôt que vous choisissez, vous êtes responsable de respecter tout délai de dépôt.

• Que puis-je faire si je n’ai pas de version électronique d’un document?

  Si vous ne pouvez pas fournir une version électronique d’un document, vous pouvez en envoyer une copie aux parties et au Secrétariat de l’Office par télécopieur, par courrier, ou par remise en main propre.

  Votre document doit être envoyé le même jour que le reste de votre présentation et doit respecter les délais de dépôts.

  Pour de plus amples renseignements concernant les délais de dépôt, consultez l'article 11 des règles de procédure.

• Puis-je déposer des présentations dans n’importe quelle langue?

  Vous pouvez déposer des présentations dans l'une ou l’autre des langues officielles : le français ou l’anglais.

  Si les documents sont déposés dans des langues différentes, l’Office n’est pas tenu de les traduire. Si une personne a besoin d’une traduction pour comprendre un document, cette personne sera responsable d’en obtenir et d’en payer la traduction.

  Si votre document n’est pas rédigé en français ou en anglais, vous devez le faire traduire avant de le déposer.

  Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 13 des règles de procédure.

• Que dois-je faire si je dois apporter des modifications à un document?

  Si les modifications sont mineures, vous pouvez modifier le document et l’envoyer au Secrétariat de l’Office et aux autres parties.

  Pour en connaître davantage sur les exigences visant les modifications mineures, consultez l'article 14 des règles de procédure.

  Si les modifications sont de fond, vous devrez alors présenter une requête et obtenir l’approbation de l’Office.

  Pour en connaître davantage sur ce qui est considéré comme une modification de fond et la façon de déposer une requête, consultez l'article 33 des règles de procédure.

• Puis-je retirer un document que j’ai déjà déposé?

  Vous estimez peut-être que vous avez des documents ou des présentations supplémentaires à déposer.

  Pour des plus amples renseignements, consultez l'article 35 des règles de procédure.

• Que dois-je faire pour déposer des documents ou des présentations supplémentaires?

  Vous estimez peut-être que vous avez des documents ou des présentations supplémentaires à déposer.

  Toutefois, si vous n’êtes pas tenu de déposer un document, vous ne pouvez pas déposer le document supplémentaire à moins de présenter une requête en vertu de l’article 34 et que l’Office accorde la requête.

  Sans l'autorisation de l'Office, le document ne sera pas versé aux archives et ne sera pas considéré par l’Office dans sa prise de décision définitive.

• Qu’arrive-t-il si je ne veux pas déposer un document parce qu’il est confidentiel?

  Vous ne pouvez pas refuser de déposer un document parce que vous croyez qu’il est confidentiel.

  Vous pouvez présenter une requête en vertu de l’article 31 des règles de procédure pour qu’un document soit gardé confidentiel.

  L’Office déterminera s’il doit accorder la requête après avoir revu les présentations des parties. Si l’Office rejette votre requête de confidentialité, votre document sera versé aux archives publiques.

  Apprenez-en davantage sur l’aspect privé et la confidentialité dans les règlements des différends.

• Puis-je retirer ma demande?

  Si vous souhaitez retirer votre demande, vous devrez présenter une requête en vertu de l'article 36 et obtenir l’approbation de l’Office.

Délais

• Y a-t-il des délais à respecter pour le dépôt de formulaires ou de documents?

  Oui, il y a des délais à respecter pour déposer des formulaires ou des documents. Ces délais sont énoncés dans les règles de procédure ou établis par l’Office.

  Lorsqu’un certain nombre de jours sont accordés pour le dépôt d’un document, ces jours sont calculés en « jours ouvrables ».

  Vous devez déposer un formulaire ou des documents auprès de l’Office et en envoyer une copie aux autres parties avant 17 h, heure de Gatineau pour qu’ils soient réputés avoir été déposés ce jour-là.

  L’Office n’acceptera pas un document qui a été déposé en retard à moins qu’une requête soit présentée en vertu de l’article 30 des règles de procédure pour obtenir une prolongation du délai et qu’elle soit acceptée par l’Office.

  Pour de plus amples renseignements sur la façon de calculer les délais, consultez l’article 11 des règles de procédure.

• Comment puis-je savoir si les actes de procédure sont clos?

  Les règles de procédure réfèrent souvent à la « clôture des actes procédure », plus précisément dans le cas des délais fixés pour présenter des requêtes à l’Office.

  Le processus d’actes de procédure comporte habituellement trois étapes :

  1. une demande est déposée;
  2. une réponse est déposée par le défendeur;
  3. le demandeur a l’occasion de déposer une réplique à la réponse du défendeur.

  Le dépôt de la réplique marque habituellement la clôture des actes de procédure.

  Si les actes de procédure sont clos, l’Office ne considérera plus aucune présentation, à moins qu’une requête soit présentée en vertu de l’article 34 et accordée.

  Pour en connaître plus sur le moment de la clôture des actes de procédure, vous pouvez :

  1. consulter la liste des cas actuellement devant l’Office;
  2. consulter la documentation au dossier, qui indique peut-être la date de la clôture des actes de procédure;
  3. demander à l’agent responsable de votre dossier.

• Que dois-je faire si j’ai besoin de temps supplémentaire pour déposer ma présentation?

  Il est très important de respecter les délais de dépôt. Si vous omettez de respecter un délai, l’Office n’acceptera pas votre présentation, à moins que vous présentiez une requête en vertu de l’article 30 des règles de procédure et qu’elle soit acceptée.

  Si vous avez besoin de temps supplémentaire pour déposer une présentation, vous devez présenter une requête en vertu de l’article 30 des règles de procédure bien avant le délai fixé.

• Qu’arrivera-t-il si j’omets de respecter un délai?

  Si vous omettez de respecter un délai, l’Office pourrait ne pas tenir compte de votre présentation dans sa prise de décision.

  Si vous souhaitez que l’Office accepte le dépôt tardif d’un formulaire ou d’un document, vous devez présenter une requête en vertu de l’article 30 des règles pour prolonger le délai. L’Office décidera s’il accorde la requête.

Requêtes

• Puis-je demander à une autre partie de répondre à des questions?

  Vous êtes peut-être d’avis qu’une autre partie n’a pas déposé suffisamment de renseignements et que vous avez besoin de plus de détails avant de pouvoir déposer votre présentation.

  Aux termes de l’article 24 des règles de procédure, vous pouvez demander des questions précises à une autre partie. Vous devez présenter cette requête avant la clôture des actes de procédure afin de respecter tout délai de dépôt et vous aurez peut-être à demander une prolongation de délai en vertu de l’article 30 des règles.

  Si la réponse n’est pas satisfaisante, ou si l’autre partie s’oppose à votre requête, vous pouvez demander à l’Office, en vertu de l’article 32 des règles, de décider si la partie doit répondre à vos questions.

• Puis-je m’opposer à une requête de confidentialité?

  Oui. Vous pouvez vous opposer à une requête de confidentialité en déposant une requête de communication en vertu du paragraphe 31(3) des règles.

• Que dois-je faire pour déposer une requête qui n’est pas prévue aux termes des règles de procédure?

  Les règles de procédure énoncent la façon de présenter divers types de requêtes à l’Office, comme la façon de présenter une requête pour prolonger un délai de dépôt ou pour retirer un document qui a déjà été déposé.

  Si aucun des articles des règles ne traite de votre question, vous pouvez déposer une requête en vertu de l’article 27.

Autre

• Certains articles des règles de procédure réfèrent à une « partie » alors que d’autres réfèrent à une « personne ». Quelle est la différence?

  « Partie » est un terme qui s’applique uniquement à un demandeur, à un répondeur ou à une personne nommée comme une partie par l’Office, par exemple un intervenant à qui l’Office a accordé le statut de partie.

  Les personnes qui sont visées par une instance de règlement des différends ne sont pas toutes des «parties ». Par exemple, les intervenants ne sont pas tous des parties. Les personnes qui déposent des énoncés de position auprès de l’Office ne sont pas non plus des parties. Ces personnes sont considérées comme des « personnes » et en général, elles n’ont pas autant de droits de participation que les « parties ». Dans les règles de procédure, le terme « personne » peut également comprendre un partenariat ou une association non constituée en personne morale.

  Si un article des règles de procédure réfère à une « personne », cela indique que l’article s’applique à tout le monde, y compris les parties. Par contre, si un article réfère à une « partie », cet article s’applique seulement à un demandeur, à un défendeur et à une personne nommée comme une partie par l’Office.

  Par exemple, alors que toute « personne » peut présenter une requête de confidentialité lorsqu’elle dépose un document auprès de l’Office, seule une « partie » peut s’opposer à une requête de confidentialité en déposant une requête de communication.

  Si vous souhaitez devenir une partie à une instance de règlement d’un différend, vous devez déposer une requête en vertu de l’article 27.

  Pour de plus amples renseignements, consultez les définitions de « personne » et de « partie » dans les règles de procédure.